テレワークや在宅勤務時代において必須！クラウドPBXの基本知識を紹介！

当サイトはテレワークや在宅勤務時代において必須ともいわれる、クラウドPBXの基本的な知識を紹介しています。
遠隔地にいても違和感なく通話をすることができ、効率良く利用することができます。
このサイトでは賢くクラウドのPBX業者を選択する方法も解説しているので、これから利用を検討しているのであればぜひ参考にしてみてください。
クラウドのPBXの業者を選ぶときに特に着目すべきポイントも紹介しているので必見です。

テレワークや在宅勤務時代において必須！クラウドPBXの基本知識を紹介！

在宅勤務の推進に伴いスマートフォンを内線化させ、より便利に活用したいと考えている人は多いのではないでしょうか。
そのようなときには、クラウドPBXを利用するのが良いです。
クラウドPBXはオフィス内にPBX装置を設置することなく、インターネットを通じて利用することのできるサービスです。
そのため初期費用が安く、インターネット通話をするため通話料も安いというメリットがあります。
クラウドPBXならスマートフォンを内線として使えるので便利です。

大掛かりな工事も不要！テレワークに欠かせないクラウドPBXとはいったい何？

クラウドPBXが多くの企業に導入されている背景に、初期コストが非常に安いという点が挙げられます。
一般的に、PBXを利用する場合には設置工事などのコストが求められることになるため経費負担が大きくなります。
同様に、ランニングコストのことも考えなくてはいけませんので、継続的な利用を考える場合にはなるべく安くて使いやすいプランを選択しなくてはいけません。
この場合、サービスの質が落ちてしまう可能性も十分に存在します。
一方で、クラウドPBXの場合はこのような初期コストがほとんど必要になりません。
もちろん、クラウドを利用するためインターネットの通信量やアプリを利用するときのコストはかかりますが、従来までのものと比較しても小さくなります。
ハードウェアを必要としない側面があるのに、非常に使いやすいのでテレワークにも向いています。
実際に、端末さえあればすぐにでもクラウドPBXを利用できるようになるため社内にいる必要がありません。

クラウドPBXを導入するメリットその①導入機器も不要で通話料が安くコスト削減を実現

クラウドPBXは、クラウドサーバーを使って通話ができるサービスになるので、既に光回線などがある事業所の場合は初期費用を大幅に抑える効果が期待できますし、インターネットの回線取得やサーバーの登録などの費用のみで1万円から5万円で導入することがかのうです。
電話機をクラウドPBXと同時に導入するとなったときなどは1台あたり12,000円前後の費用が必要になりますが、既存のIP電話機を使ったり社員が保有しているスマートフォンを内線化するなどでコストを削減することも可能です。
クラウドPBXは1回線から導入できるものや5回線1万円などのようなパッケージになっているものもあるので、導入する事業所に最適なプランを選ぶのがポイントです。
なお、クラウドPBXの外線通話料は一般的な固定電話と比べても安く設定されているケースが多く、固定電話では3分間8円、フリーダイヤルでは3分間10円、スマートフォンを利用した場合は1分間15円から16円が相場です。

クラウドPBXを導入するメリットその②個人用スマホの受け答えが可能でビデオ会議もできる

クラウドPBXを利用することで、これまで企業のスマホを利用しなければ社内のアクセスができなかった部分が、個人用スマホで利用できるようになると言うメリットがある場合もあります。
これは社員にとっては非常に便利な機能となることが多く、これまで個人用と自分用の二台を持ち歩かなければならなかったのに対し、自分用のものだけで社内へのアクセスが可能となるため、非常にスムーズにやりとりが出来るようになります。
クラウドPBXはインターネットを利用して外部との接続を可能にすると言う機能を持っており、同時に暗号化などのセキュリティー機能を網羅されている場合がほとんどです。
そのため従来は安全性を考え企業で専用スマホを用意するということが多かったのですが、クラウドPBXを利用することでその必要がなくなると言うメリットがあります。
さらにクラウドPBXを利用することでビデオ会議なども自らのスマホで対応することができるようになることも多いため、社員自身の業務効率化をスムーズに図ることができるのもポイントです。

クラウドPBXを導入するメリットその③様々なシステムと連携でき業務の効率化をはかれる

クラウドPBXが魅力なのは、様々なシステムと連携させることによって、機動的な運用をしていくことができる点です。
そもそも、通常の電話交換機は社内に機械を設置して運用していかなくてはいけません。
一方で、クラウドPBXではそのようなことをする必要性がなく、ブラウザ上で誰でも起動させられる魅力があります。
設定や管理もそこで行うことができるため、システム管理についても同様の手段を講じることが可能です。
効率化を図ることができるのも、インターネットを介して機動的な運用ができるからに他なりません。
例えば、電話環境を構築するために海外のアプリと連携させることもできます。
この場合、事業を世界規模で拡大させていくことも十分に可能なので経営上の役に立ちます。
また、電話機の種類そのものに関しても連携や対応が容易です。
ソフトフォンやモバイルフォン、あるいはインターネット端末を介して利用するSIP端末も使えますので非常に便利です。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その①保守管理の手間が省け管理もＷＥＢ上で完結

クラウドPBXは、クラウドサーバーがPBXの機能を持つものになるので、利用者はパソコンやスマートフォンなどの端末からメニューより通話ボタンをクリックして、ウェブアドレス帳から電話番号を選択するだけで通話ができるようになります。
従来からあるIP-PBXの場合は、事業所の中に専用のサーバーを設置してシステムの構築などが必要になるので、サーバーの管理者などが別途必要になりますしサーバーに不具合が生じてしまうとその間は電話を利用することができなくなるなど保守管理は専門家がいなければ困難な状態になりがちです。
スマートフォンなどを利用している人が多い時代などからも、出先から電話をするときにもスマートフォンからクラウドPBXにアクセスする形で会社やクライアント、取引先などに電話をすることができますしビジネスフォンなどの電話帳は電話機本体や交換機などの設備内に保存が行われるけれどクラウドPBXはクラウドサーバー上に保存されているのでメンテナンスなども容易にできるメリットもあります。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その②ほとんどのCRMと連携可能で事業立上げに最適

CRMは顧客管理システムと呼ばれるもので、蓄積されている膨大な顧客データを一元管理ができる、可視化することで従業員全員が共有できるなどのメリットがあります。
さらに、情報を分析して顧客のニーズにマッチするマーケティングおよびプロモーションの実行を行うこともできるマーケティングに欠かすことができないツールといえましょう。
このような顧客管理システムと連携が可能なクラウドPBXは、営業支援システムでもあるSFAとの連携が可能な製品も多くなっています。
SFAは商談や顧客との折衝など、営業に関する情報を詳細レベルで入力を行いノウハウの蓄積や営業活動の効率化を図ることができるシステムで、CRMの中にSFAの機能が含まれているものもあります。
これらとクラウドPBXを連携させることでCTIはさらなる進化を遂げることができる、主な機能としてはポップアップ機能やクリックするだけで電話をかけることができる、オペレーターの稼働時間や待ち時間などをグラフを使ってレポートで出力できるようになります。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その③クラウド型電話帳を利用できる

クラウドPBXを導入した後は、ビジネスフォンではなくパソコンやスマートフォンなどの端末を利用して通話することができるようになります。
この場合、内線や外線など頻繁に利用する電話番号をクラウドPBXのアプリにある社員共通の電話帳に登録をしておけば、そこからかけたい番号を見つけてクリックもしくはタップしてから通話ボタンを押すことでビジネスフォンと同じような感覚で電話をかけることができます。
業務で利用しているパソコンで電話ができる、外出している場合は会社が貸し出しているスマートフォンを使って電話をかけることができるわけですが、クラウドPBXの電話帳は各端末にあるものではなくクラウドサーバー上に保存が行われているので、共有化ができるメリットもあります。
ちなみに、ビジネスフォンはボタンがたくさんあるので転送することが苦手などのように感じている人も多いかと思われますが、クラウドPBXは画面操作で行えるので簡単に転送することができます。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その④発着信履歴や録音ファイルの一元管理も可能

クラウドPBXで利用できる便利な機能の1つに、発着信履歴や録音ファイルの一元管理を行うことができると言うものがあります。
これは社員が利用するスマートフォンやその他の電話の発着信の記録を保管することができるため、様々な通話の状況を責任者が把握することができることから、業務外の電話や電話料金の把握等を端末ごとに行うことができ、様々な管理をスムーズに実現できるのがポイントです。
また、クラウドPBXでは通話録音のファイル等を一元管理することも可能であるため、重要な商談情報等を管理者が確認することができ、その商談をスムーズに進めるために有効な情報に利用することができます。
近年ではこれらの情報を適正に管理し、また有効に活用することで様々な商談チャンスを効果的に発展させることがよく行われていますが、これにもクラウドPBXは非常に有効な機能を果たすことができるのがポイントです。
クラウドPBXは様々な業務管理や情報連携等を高いレベルで司ることができるため、企業に非常に有益な効果をもたらすものと注目されています。

おすすめしたいクラウドPBXの特徴その⑤Wi-Fi環境でも支障なく利用できる

クラウドPBXを検討する場合には、Wi-Fi環境でも支障なく利用できるものを選ぶと非常に良いものです。
近年ではスマートフォンを利用して様々なビジネスツールを効果的に活用している職場も多く、そのため社外で効率的にアクセスをすることができる機能を持つことが必要不可欠となっています。
クラウドPBXの多くはインターネットを利用して社内の電話と接続されていることが多いのですが、外部の様々なWi-Fiと接続することができるものが多く、そのために携帯電話料金を削減しながら効率的なビジネス利用ができるのがポイントです。
スマートフォンを利用して様々な資料を社内のサーバーからダウンロードしたり、また同時に電話機能を利用して取引先や社内と連絡を取るなど、高度な利用の仕方ができるのが魅力となっています。
最近では街中のWi-Fiスポットも非常に増えていることから、これを利用してクラウドPBXにアクセスをすることができるため、非常に効率的な業務を進めることができるのがポイントです。

セキュリティの面でも選ばれているクラウドPBX

様々な分野で使われているクラウドPBXは、セキュリティの面でもメリットを持ちます。 従来のビジネスフォンとは異なり、独自のセキュリティ対策によって不正アクセスを防ぎます。 クラウドPBXはインターネットに接続して使うオフィス向けのサービスで、複数の電話機を繋げられます。 全国に複数の拠点を持つ企業でも、円滑なコミュニケーションを図れます。 タブレットやパソコン、スマートフォンでも内線と外線を共有できるため業務の効率が上がります。 クラウドPBXには様々な機能が搭載され、同じ番号に届く外線電話を複数の電話機で受取れます。 オフィスの代表番号から発信でき、会社用のスマートフォンで取引先と連絡を取る場合でも相手側に個人情報を知られるリスクを避けられます。 クラウドPBXなら、接続した電話で便利な機能を使えます。 社内で社員が通話する場合は内線扱いになるので、通話料を抑えられます。 大きな企業になると電話の量も多くなりますが、取次の負担を大幅に軽減できます。

クラウドPBXは用途に応じて仕様を選択し導入

多くの企業で導入されているクラウドPBXは、サービスによって仕様が異なります。 クラウドPBXの導入を検討している場合は、事前に仕様を確認してから適切なサービスを導入します。 クラウドでサービスが提供されるクラウドPBXは、様々な特徴を持ちます。 オフィスに専用の装置や固定電話を設置する必要がなく、配線も不要です。 スマートフォンがあれば、場所に関係なく会社の番号で顧客と連絡を取れます。 従来のビジネスフォンだと、オプション機能を利用する場合は高額な費用が必要になります。 クラウドPBXなら標準で設定されているので、毎月の支払い額を軽減できます。 初期費用が安いだけでなく通話料も抑えられ、社員同士の内線通話は拠点に関係なく無料になります。 本社や支社、遠隔地の店舗でも無料で内線を繋げられます。 社員が出張中でもテレワークを行っている場合でも、無料の内線電話でコミュニケーションを図れます。 外線だと通話料が必要になりますが、外線通話でも従来のビジネスフォンよりは安いです。

違いを知ってからクラウドPBXをビジネスに導入

幅広いビジネスで活用されているクラウドPBXは、インターネット上の電話回線サービスです。 インターネット回線を使うため、全国の様々な場所にあるオフィスや工場で会社の番号に届く電話を受取れます。 従来のビジネスフォンにも便利な機能が搭載されていますが、クラウドPBXは新しい時代を支える多くの機能を持ちます。 クラウドPBXを導入すると、異なる場所に存在する電話機を繋げられます。 スマートフォンやパソコン、タブレットも繋がるので業務の効率が向上します。 電話帳を共有でき、便利な録音機能も使えるのでビジネスの幅が広がります。 クラウドPBXで利用できる機能はサービスによって異なるため、事前に内容の違いを把握してから導入します。 使いたい機能が増えると追加費用が発生する可能性もあるので、導入前の確認は大切なポイントです。 自社に必要な機能を洗い出してから導入すれば、無駄になる機能を省けるので初期費用を軽減できます。

セキュリティ対策に注目して選ぶクラウドPBX

コストを抑えられるクラウドPBXは様々な企業で導入されていますが、セキュリティ対策でも注目を集めています。 従来のビジネスフォンは便利に使える一方で、セキュリティ上の課題があります。 クラウドPBXは安全に利用できるだけでなく、他にも様々なメリットを持っています。 クラウドPBXに関連している電話帳やメモ帳などのデータは、全てクラウド上に保存されます。 IDやパスワードを知らない人はデータにアクセスできないため、データの流出や不正を防ぎます。 データセンターは複数の場所に設置されているので、問題が起こっても迅速に復旧できます。 クラウドPBXを導入する場合は、セキュリティ対策の知識も必要になります。 社員に対するセキュリティ教育も重要で、使用しているソフトウェアのバージョンは常に確認します。 最近は社内でスマートフォンを利用する従業員が増えていますが、業務利用の場合は特に外部からの攻撃に備える必要があります。

ビジネスの現場で活躍しているクラウドPBX

クラウドPBXは、幅広いビジネスの現場で活躍しています。 日本では、取引先との電話対応に様々なコミュニケーションツールを使用します。 クラウドPBXは顧客との電話対応に便利なので、多くの企業で使われています。 電話回線をインターネット上で構築するクラウドPBXは、様々なメリットを持っているサービスです。 パソコンだけでなくスマートフォンも利用でき、固定電話の設置が不要です。 スマートフォンやパソコンにアプリをインストールすれば簡単に導入できるため、初期費用も抑えられます。 インターネットに繋がっていると使用できるため、社内にハードウェアを設置する必要がないです。 最近は日本でも働き方改革が進み、テレワークを採用している企業が増えています。 テレワークを選ぶ人が多くなると、出社している社員に対する負担が大きくなります。 クラウドPBXを導入すれば、会社にいるスタッフと自宅で働くスタッフに関係なく電話を受取れます。